Diario degli educatori — privacy e sicurezza

Ultimo aggiornamento: 21 ottobre 2026

Il Diario degli educatori è un modulo di Orenta per annotare fatti, interventi, provvedimenti, presenze e colloqui riferiti a ragazzi. Tratta dati di minori: per questo è spento finché il responsabile dell'ente non lo attiva scegliendo, con il proprio responsabile della protezione dei dati (DPO), la base giuridica del trattamento. Il titolare del trattamento è l'ente; Orenta è responsabile del trattamento (art. 28 del Regolamento UE 2016/679).

Per il DPO dell'ente: scarica il pacchetto (PDF) con la scheda tecnica, il modello di valutazione d'impatto (DPIA), l'informativa modello per le famiglie e il modello di nomina a responsabile del trattamento. L'accordo sul trattamento dei dati (art. 28) è pubblico.

Cosa fa il programma per proteggere i dati

• Privacy per impostazione predefinita: di partenza solo il responsabile e il coordinatore vedono il Diario; gli altri ruoli si abilitano a mano. Un educatore vede le note scritte da lui e quelle sui ragazzi di cui ha scritto; le note riservate e dei servizi sociali solo chi coordina.
• Conservazione limitata: ogni nota si cancella (con i suoi file) dopo i mesi scelti dall'ente, contati dalla data della nota, con un avviso di 14 giorni al responsabile e ai coordinatori; mesi più corti facoltativi per le note riservate. Il registro degli accessi si conserva da 12 a 60 mesi, mai meno delle note.
• Accessi tracciati: si registra chi apre una scheda, un report, un'esportazione, un file e chi legge gli elenchi; il responsabile riceve un'email se qualcuno apre più di 30 schede in un'ora o esporta più di 3 ragazzi in un giorno.
• Sicurezza: connessione cifrata (HTTPS), controllo dei permessi nel database a ogni richiesta, file in un archivio privato senza indirizzi pubblici (si aprono con un collegamento di 60 secondi), blocco dello schermo dopo 15 minuti di inattività. Il Diario non salva nulla dei ragazzi nel dispositivo.
• Verifica in due passaggi: per chi coordina il Diario (responsabile e coordinatori), oltre alla password serve un codice dall'app di autenticazione (Google Authenticator, Microsoft Authenticator…) o, in alternativa meno sicura, un codice per email valido 10 minuti. Il controllo lo fa il database a ogni richiesta; l'attivazione guidata la propone di partenza e spegnerla è una scelta del responsabile, registrata.
• Diritti: l'ente può esportare (note con le versioni precedenti, presenze, gruppi e file allegati, in un archivio ZIP), correggere (con storia delle versioni) ed eliminare tutto ciò che riguarda un ragazzo.
• Dove stanno i dati: database e file su server nell'Unione Europea (Irlanda, Supabase); il programma gira in regione Dublino (Vercel). Le email di servizio (Resend) non contengono mai nomi di ragazzi né testi di note. Lo staff di Orenta non legge il Diario dal pannello di assistenza.

Cosa il programma non fa (lo diciamo chiaramente)

• Non decide la base giuridica né verifica che l'ente abbia informato le famiglie o fatto la valutazione d'impatto: sono compiti del titolare.
• Non può impedire che il testo libero di una nota contenga dati particolari: l'ente dà indicazioni agli educatori.
• Non ha la cifratura per colonna del testo delle note.

Informativa generale di Orenta: privacy. Per domande: info@orenta.it.