Importare i tesserati da NOI HUB
caricando un solo file.

Dall’estrazione «Tesserati – Totali» entrano tre cose. Le persone, con i loro dati anagrafici. I genitori, cioè il capofamiglia e il secondo contatto, che vengono collegati ai figli. E le tessere con lo storico degli anni, così nella scheda di un ragazzo vedi in quali stagioni ha avuto la tessera.

Se la stessa persona appare su più righe, Orenta ne fa una persona sola: non ti ritrovi doppioni solo perché la tessera è stata rinnovata più volte. Il caricamento parte da «Importa da Excel», che porta alla pagina giusta quando legge l’estrazione.

Apri l’archivio dei tesserati e confronta il totale con le righe del file, tenendo presente che i doppioni diventano una persona sola. Guarda a campione due o tre famiglie: il capofamiglia deve comparire come riferimento del figlio, e la scheda deve mostrare le tessere degli anni passati.

Poi puoi filtrare l’archivio per stato, per fascia (adulti e ragazzi) o per anno di nascita, e fare un’estrazione con i campi che scegli: i 25 di NOI e quelli di Orenta. Con le etichette per le buste e i moduli di adesione per famiglia prepari il rinnovo senza ricominciare dai fogli.

Il caricamento lo fai tu dal tuo browser; con la migrazione assistita sei tu a mandarmi il file.

Prima di caricare tutto, fai una copia dell’estrazione e tienine solo una trentina di righe: scegli famiglie diverse, almeno una con più figli e almeno una persona che compare su più righe. Caricala in una prova e guarda l’esito di ogni riga.

Se i numeri e le schede ti convincono, ripeti con il file intero. Se qualcosa non torna, hai perso poco tempo e sai già dove guardare. Conserva sempre l’originale scaricato dal portale: è la tua copia di sicurezza.

Un’ultima abitudine utile: dopo il caricamento, scarica un elenco dall’archivio tesserati e confrontalo con quello del portale. Se coincidono per totali e per qualche nome scelto a caso, puoi fidarti del passaggio.

Ricorda infine che l’importazione fotografa il file di oggi: le tessere rinnovate dopo aver scaricato l’estrazione non arrivano da sole, e vanno inserite in Orenta oppure caricate con una nuova estrazione. Per questo conviene scegliere un giorno preciso da cui lavorare solo in Orenta e dire a tutta la segreteria da quando vale.

Se più persone della segreteria lavorano sullo stesso archivio, stabilite chi carica il file e chi controlla i totali: due paia d’occhi su uno stesso elenco evitano gli errori più banali, come un foglio sbagliato o un anno scambiato.

Serve a un oratorio affiliato che vuole una sola anagrafica, e al nuovo segretario che eredita un portale e un file e deve metterci mano. Serve anche a chi vuole semplicemente provare Orenta con le persone vere invece che con dati inventati.

Per capire cosa cambia nel lavoro con la rete vedi la pagina su Orenta accanto a NOI HUB; per i dettagli su quote, libro soci e tessera virtuale c’è quella sul tesseramento.