Anagrafica dei soci
Una scheda per persona, con riferimento per i minori, consensi separati per foto e video e storico delle quote.
Associazioni · Bande e filarmoniche
Gestionale per banda musicale
soci, prove e concerti in un posto solo.
Chi suona, chi ha ancora lo strumento dell’associazione, chi c’era giovedì sera, chi deve la quota: il segretario della banda lo scopre ogni volta da un foglio diverso. Orenta lo tiene in un posto solo, con le parole della tua associazione.
Nessuna carta di credito · Avviamento gratuito · Configuri tutto da solo in mezz’ora
Il problema
Giovedì sera, il foglio delle firme gira ancora.
Sono le nove meno dieci. Il maestro ha appena abbassato la bacchetta, i clarinetti richiudono gli astucci e qualcuno ti passa il foglio delle presenze: tre colonne, una penna che non scrive, nomi segnati a metà. Il foglio finisce nella cartellina del segretario, sopra quello della settimana scorsa. A maggio, quando il consiglio chiede quanti musicisti hanno davvero seguito le prove prima del concerto di Santa Cecilia, nessuno sa rispondere senza un pomeriggio di conti.
Il resto della banda sta su carta altrettanto sparsa. L’elenco dei soci è un Excel che due persone hanno ritoccato in due versioni diverse. Chi ha il sax baritono dell’associazione? Sul quaderno c’è scritto «Marco, da settembre», ma i Marco sono tre. Le quote si incassano a ottobre in sede, a mano, e la ricevuta si compila su un blocchetto. Per la cena di sostegno prima del concerto in piazza le prenotazioni si segnano sul retro di un volantino.
Orenta non sa niente di spartiti e non fingo il contrario: non c’è un repertorio, né una convocazione per sezioni musicali. Fa invece bene le cose che il segretario di una banda ripete ogni settimana: l’elenco dei soci, lo strumento affidato a ciascuno, l’appello alle prove, le quote con la ricevuta, la prenotazione dei concerti e delle cene.
Anagrafica e campi personalizzati
Soci e strumenti: un campo che scrivi tu
Ogni musicista è una scheda: dati, recapiti, eventuale riferimento per i più giovani, consensi e storico dei pagamenti. A questa scheda aggiungi i dati che servono solo alla tua banda, con i campi personalizzati: li crei tu, con il nome che vuoi, e scegli il tipo (testo, numero, importo, data, ora, sì/no oppure un elenco di valori).
Per una banda i campi tipici sono lo strumento che suona, la taglia della divisa, il numero della divisa, la data di consegna, un sì/no per «ha la chiave della sede». Si possono riferire alla persona oppure alla singola iscrizione, a seconda che il dato valga sempre o solo per quell’anno.
- Lo strumento in comodato lo gestisci con un campo «strumento assegnato» (per esempio «Sax baritono, matricola 3») e una data di consegna: sai a chi l’hai affidato.
- Non c’è un magazzino con inventario, scarico e restituzione: Orenta tiene l’informazione sulla scheda del socio, non il registro dei beni dell’associazione.
- I soci già censiti si caricano da un file Excel o CSV: il programma abbina le colonne e ti mostra un’anteprima in cui correggere le righe che non passano.
Presenze e sezioni
Le prove del giovedì, segnate dal telefono
Raggruppa i musicisti in sezioni: legni, ottoni, percussioni, il gruppo dei giovani allievi. Alla prova chi tiene l’appello apre l’elenco sul telefono, vede i nomi della sezione e segna presenti e assenti; esiste un «tutti presenti» da correggere, comodo quando mancano in due su quaranta.
Il maestro e chi segna le presenze possono avere un ruolo con i permessi che decidi tu: vedono quello che serve alle prove, non gli importi delle quote. Le presenze restano sulla scheda di ciascun socio e, se ti serve, le stampi con un foglio a caselle.
Un limite onesto: l’appello chiama il server, quindi nel locale prove serve un po’ di segnale. Se il telefono non prende, usi il foglio stampato e riporti le presenze dopo.
Eventi e prenotazioni
Il concerto e la cena di sostegno come eventi
Il concerto di Natale in teatro, la serata in piazza, la cena per finanziare le divise nuove: ognuno è un evento con una pagina pubblica e un suo link. Chi prenota lascia nome e telefono, quanti adulti e quanti bambini, le scelte di menù e le note. Il tetto si mette sui coperti, non sulle prenotazioni: una famiglia da sei occupa sei posti.
Superato il tetto, le prenotazioni vanno in lista d’attesa e, se qualcuno disdice o aumenti i posti, entrano da sole in ordine di arrivo e ricevono, se il servizio di invio è attivo, un’email. Una rassegna estiva di otto serate si crea come serie (da 2 a 52 date) con un link per ogni data.
Il link lo puoi stampare dentro il QR che preferisci: Orenta non genera il QR dell’evento. Se l’ente ha collegato Stripe, chi prenota può pagare con carta; altrimenti si paga sul posto. Se qualcuno deve disdire, avvisa la banda e la disdetta la registra chi organizza.
Il lavoro del segretario
Quote sociali, ricevute e consiglio
La quota annuale di un socio è un importo con una scadenza: puoi dividerla in rate, registrare un acconto, accettare contanti, bonifico o carta nello stesso mese. Ogni incasso ha una ricevuta numerata senza buchi e il quadro di chi ha pagato e di chi no si legge in un elenco; i solleciti partono dall’elenco con un testo fisso. Per il dettaglio vedi le quote associative.
Il libro soci tiene il numero progressivo e la data di ammissione, mentre il consiglio della banda può usare i moduli per riunioni e verbali, con convocazione per email (se il servizio di invio è attivo) e verbale numerato per anno.
Come funziona
Dalla cartellina al gestionale, in quattro passi
- 1
Crei la banda
Scegli il tipo «Banda, coro o associazione culturale» e scrivi come vuoi chiamarti: le parole del programma diventano soci, sezioni e prove.
- 2
Porti i soci dall’Excel
Carichi il file com’è: Orenta abbina le colonne, mostra un’anteprima e ti lascia correggere le righe incerte prima di scrivere.
- 3
Aggiungi i tuoi campi
Strumento, taglia della divisa, numero, data di consegna: crei i campi una volta e li compili dalla scheda del socio.
- 4
Apri la prima prova
Dividi i musicisti in sezioni, dai al maestro il suo ruolo e giovedì sera il foglio delle firme resta nel cassetto.
Cosa include
Cosa trovi dentro
Campi personalizzati
Testo, numero, importo, data, ora, sì/no o elenco, riferiti alla persona o all’iscrizione.
Sezioni e appello
Gruppi per strumento o per livello e appello dal telefono con «tutti presenti» da correggere.
Quote e ricevute
Rate, acconti, metodi misti, solleciti dall’elenco e ricevute numerate.
Concerti ed eventi
Pagina pubblica, coperti, lista d’attesa automatica, serie di date e pagamento con carta se attivato.
Libro soci e consiglio
Numero progressivo, delibera di ammissione, riunioni e verbali del consiglio.
Per chi è
Per chi è questa pagina
Per la banda di paese o di quartiere che ha dai trenta ai cento soci, un segretario volontario e un archivio che vive in tre posti. Funziona anche per la filarmonica con un gruppo di allievi: i più giovani hanno un riferimento adulto sulla scheda e i consensi li registra la segreteria.
Non è il programma per chi cerca un archivio di partiture, un calendario dei brani per sezione o un inventario degli strumenti con la storia delle riparazioni. Per quello servono altri strumenti: qui c’è la parte amministrativa, quella che pesa sul tempo di chi si offre di fare il segretario.
Se la tua associazione suona e basta, senza prenotazioni né quote complicate, puoi accendere solo i moduli che ti servono: gli altri spariscono dal menu e i dati restano.
Prezzi
Un prezzo, tutte le funzioni.
Nessun supplemento per attivare i pagamenti, le presenze o i report. Il pacchetto dipende solo da quanti soci gestisci.
Base
fino a 100 soci
180 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Standard
da 101 a 300 soci
320 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Premium
oltre 300 soci
450 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Il piano si calcola sui soci totali dell’ente. Più sedi: +100 € l’anno per ogni sede in più.
Migrazione dei dati assistita — 50 € una tantum. Carichi il tuo Excel, il sistema propone l’abbinamento delle colonne e io controllo che sia andato tutto a posto.
Sui pagamenti con carta: 1% per Orenta più le commissioni di Stripe (circa 1,5% + 0,25 € a transazione). Su una quota da 120 € sono circa 3,25 € in tutto. Contanti e bonifico: zero commissioni. È scritto nel contratto: preferisco dirlo adesso che fartelo scoprire dopo.
Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 (regime forfettario): i prezzi sono quelli che paghi, senza IVA da aggiungere.
Domande frequenti
Le domande che mi fanno sempre.
Posso tenere nel gestionale gli strumenti che la banda presta ai soci?
Sì, in forma semplice: crei un campo personalizzato «strumento assegnato» e lo compili sulla scheda di ogni socio. Non c’è un magazzino con inventario e restituzioni: Orenta registra a chi hai affidato lo strumento, non gestisce i beni dell’associazione.
Come segno chi c’era alla prova?
Dal telefono, aprendo l’elenco della sezione: segni presenti e assenti, con «tutti presenti» da correggere. Serve un po’ di segnale; se manca, stampi il foglio a caselle e inserisci le presenze dopo.
Possiamo prenotare le cene e i concerti con Orenta?
Sì: ogni concerto o cena è un evento con la sua pagina e il suo link. Si fissa un tetto di coperti, oltre il quale c’è la lista d’attesa. Il QR da stampare lo generi tu dal link, perché Orenta non lo produce.
Orenta gestisce spartiti, repertorio o convocazioni per sezione?
No. Non ci sono partiture, repertorio né convocazioni per sezioni musicali. Ci sono soci, sezioni come gruppi di persone, presenze, quote, eventi e comunicazioni via email.
Le quote dei soci si possono incassare con la carta?
Sì, se l’associazione collega il proprio conto Stripe: i soldi arrivano direttamente sul vostro conto. Contanti e bonifico si registrano a mano. Orenta trattiene una commissione sui pagamenti con carta, che il contratto riporta.
Posso portare l’elenco che ho già su Excel?
Sì. Carichi il file così com’è, il programma abbina le colonne e ti mostra un’anteprima in cui correggere ciò che non torna. Se il file è molto disordinato puoi mandarlo a Orenta per una sistemazione a mano.
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Inizia
Provalo quattordici giorni,
senza carta di credito.
Ti registri, configuri e vedi com’è con i tuoi numeri. Se non fa per voi, non succede niente e i dati restano vostri.
Sono Simone, animatore di oratorio e programmatore.
Orenta l’ho scritto io, per il mio oratorio: 277 iscritti all’Estate Ragazzi 2026 che prima stavano su 18 fogli Excel. Adesso stanno in un posto solo. Se ti manca qualcosa, dimmelo: lo costruisco.
- Emailinfo@orenta.it
- Dove sonoPoirino (TO), Piemonte