Numero progressivo
Senza buchi e senza doppioni, assegnato dal libro e non scelto a mano.
Associazioni · Libro soci · Registro volontari
Libro soci online
in ordine, anche a febbraio.
Un numero per ogni socio, la delibera che lo ha ammesso, la data di uscita quando se ne va. A fine anno il legale rappresentante firma la chiusura e il libro non si tocca più.
Nessuna carta di credito · Avviamento gratuito · Configuri tutto da solo in mezz’ora
Il problema
Il registro è nel cassetto, e il presidente chiede quanti eravamo a dicembre.
È una sera di febbraio e il presidente ti domanda quanti soci aveva l’associazione il 31 dicembre. Apri il registro: la grafia cambia ogni due pagine, il numero 87 compare due volte, il 112 non c’è, e accanto a un nome una riga a matita dice «dimesso?» senza nessuna data. Poi c’è il foglio Excel della segreteria, che dà un’altra cifra, e l’elenco delle tessere, che ne dà una terza.
Il libro soci serve esattamente a questo: una fonte sola, in ordine, in cui ogni persona entra con un numero, una data e la delibera del consiglio che l’ha ammessa, e da cui non esce mai senza lasciare traccia. Quando il registro è su carta o in un file che chiunque può correggere, ogni risposta diventa una ricostruzione, e ogni ricostruzione apre una discussione.
In Orenta il libro soci non è un file separato da tenere allineato a mano: è l’anagrafica stessa. Il socio è una persona dell’archivio e il libro è la sua lettura ordinata, con il numero, le date e lo stato. Qui sotto trovi cosa succede dal giorno in cui ammetti un socio al giorno in cui il legale rappresentante firma la chiusura dell’anno.
Il libro
Ogni socio ha un numero, una delibera, una data.
Quando ammetti un socio, Orenta gli assegna il numero successivo: la sequenza è progressiva e non ha buchi, perché non esiste un modo di saltare un numero o di darne due uguali. Accanto al numero tieni il tipo di socio, la data in cui il consiglio ha deliberato l’ammissione e gli estremi di quella delibera.
Se una persona lascia l’associazione, non cancelli la sua riga: registri la cessazione con la data e il motivo. Il numero resta suo per sempre, e chi leggerà il libro fra cinque anni vedrà quando è entrata, quando è uscita e perché.
- Numero progressivo, tipo di socio, data e delibera di ammissione sulla stessa riga.
- Cessazione con data e motivo: le righe non si cancellano mai.
- Stampa del libro quando serve, per esempio da portare in assemblea.
- «Libro a ieri»: puoi chiedere com’era l’elenco in una data passata, senza ricostruirlo a memoria.
- Gli stessi soci che vedi nel libro sono quelli delle quote e delle tessere: nessun secondo elenco da aggiornare.
La chiusura annuale
A fine anno il libro si chiude, e lo firma chi rappresenta l’associazione.
Quando l’anno è finito, Orenta prepara un PDF con i dati del libro congelati a quella data. Lo scarichi e lo fai firmare al legale rappresentante con il suo kit di firma digitale: il risultato può essere un file .p7m oppure un PDF firmato. Poi lo ricarichi in Orenta.
A quel punto Orenta controlla che il file firmato contenga esattamente il PDF che aveva preparato: se qualcuno ha cambiato anche una virgola, il controllo non passa. Se passa, il file firmato viene conservato e, quando la marca temporale è attiva, riceve anche quella. Un anno firmato non si riapre.
La firma è del presidente, con il suo strumento: Orenta non firma al posto di nessuno, controlla e archivia. È un confine che conviene avere chiaro: il programma ti aiuta a preparare e a conservare, la firma resta una scelta e una responsabilità di chi rappresenta l’associazione.
Volontari
Il registro dei volontari si scrive solo in aggiunta.
Per i volontari c’è un registro a parte, costruito perché nessuno possa riscriverlo di nascosto.
Ogni iscrizione richiede un codice fiscale valido, la residenza completa e la data di oggi: il sistema non accetta una riga a metà. I dati vengono copiati nella scrittura al momento in cui la fai, quindi un cambio di indirizzo successivo non riscrive il passato. Non esistono modifiche né cancellazioni: se hai sbagliato, aggiungi una rettifica, e l’errore resta visibile accanto alla correzione.
Ogni scrittura porta l’impronta di quella precedente, in una catena (SHA-256) che si può ricontrollare quando vuoi: se una riga venisse alterata, la catena non tornerebbe. Ogni notte Orenta chiede una marca temporale elettronica (regolamento eIDAS) per le scritture nuove, quando il servizio di marcatura è attivo. Prima della scadenza, se il servizio di invio è attivo, ti arrivano i promemoria per la firma annuale, a 30 giorni, a 7 e il giorno stesso.
Nel PDF compaiono i riferimenti all’articolo 3 del decreto ministeriale del 6 ottobre 2021 e all’articolo 2215-bis del codice civile: secondo il testo di riferimento che trovi nel PDF; verifica con il tuo consulente. Non ti diciamo che il registro è «a norma»: la valutazione spetta al consulente dell’associazione, a cui lasci in mano un registro con una storia ricostruibile.
- Volontari assicurati: assicurazione per anno, rinnovi e cancellazioni anche in blocco, e un lotto da portare alla rete di affiliazione. Orenta non avvisa da sola la compagnia assicurativa.
- Un’iscrizione senza codice fiscale valido o senza residenza non entra.
- Nessun volontario viene cancellato dal registro nemmeno se anonimizzi la sua scheda: le scritture restano, perché la legge lo richiede.
Liberalità
Il file delle erogazioni liberali per l’Agenzia delle Entrate.
Se l’associazione riceve erogazioni liberali, nella pagina «Comunicazione» trovi il prospetto per soggetto, con gli importi sommati per codice fiscale, e l’elenco di ciò che manca o va escluso. Da lì scarichi un file .txt nel tracciato indicato dall’Agenzia delle Entrate, e puoi escludere una singola liberalità prima di generarlo.
Il file lo prepara Orenta, ma non lo trasmette: l’invio resta all’associazione o al suo intermediario. Non c’è nessun collegamento con i sistemi dell’Agenzia, e mancano i record dei rimborsi: ti conviene controllare il file con chi segue la contabilità prima di mandarlo.
Come funziona
Dal registro vecchio a quello che si chiude da solo.
Quattro momenti, nell’ordine in cui li incontri.
- 1
Porta dentro i soci che hai già
Se hai un elenco in Excel o un export di un altro programma, lo carichi da «Importa»: il sistema abbina le colonne e ti mostra un’anteprima con le righe da correggere. Se arrivi da TeamSystem, trovi tutto nella pagina dedicata.
- 2
Ammetti con data e delibera
Ogni nuovo socio riceve il numero successivo e la delibera del consiglio con la sua data. Non scegli il numero: lo assegna il libro.
- 3
Registra uscite e rettifiche
Quando qualcuno si dimette scrivi data e motivo, senza cancellare niente. Per i volontari le correzioni sono nuove scritture.
- 4
Chiudi l’anno
Scarichi il PDF, il legale rappresentante lo firma con il suo kit, lo ricarichi, Orenta verifica che sia identico e lo conserva.
Cosa include
Cosa trovi nel libro soci.
Tutto quello che serve a tenere i soci in ordine, senza altri programmi.
Delibera di ammissione
Data e riferimento della delibera del consiglio accanto a ogni socio.
Cessazione con motivo
Data e motivo di ogni uscita, con la riga che resta nel libro.
Libro a una data
L’elenco com’era ieri o a fine anno, da stampare in assemblea.
Chiusura annuale firmata
PDF congelato, firma del legale rappresentante, controllo e archivio.
Registro volontari
Scritture in aggiunta, catena di impronte, promemoria della firma annuale.
Assicurazione dei volontari
Per anno, con rinnovi e cancellazioni in blocco.
File delle liberalità
Il .txt per l’Agenzia delle Entrate, da inviare a cura dell’ente.
Per chi è
Per chi tiene un libro soci e vuole poterlo mostrare.
Serve a chi fa il segretario di un’associazione culturale, di una corale, di una pro loco o di un gruppo di volontariato e ha ereditato un registro che solo lui sa leggere. Serve al presidente che deve firmare qualcosa con la certezza che quel qualcosa sia il registro vero, non una copia ritoccata. Serve a chi si prepara a una verifica o a un cambio di consiglio e vuole consegnare ai successori un archivio che si spiega da solo.
Se la tua associazione è un ETS, il libro dialoga con la gestione del consiglio e dei documenti, con le quote e le ricevute dei soci e con il rendiconto per cassa. Se ti serve un assetto diverso, la pagina su misura spiega come si accendono solo i moduli che ti servono.
Prezzi
Un prezzo, tutte le funzioni.
Nessun supplemento per attivare i pagamenti, le presenze o i report. Il pacchetto dipende solo da quanti soci gestisci.
Base
fino a 100 soci
180 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Standard
da 101 a 300 soci
320 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Premium
oltre 300 soci
450 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Il piano si calcola sui soci totali dell’ente. Più sedi: +100 € l’anno per ogni sede in più.
Migrazione dei dati assistita — 50 € una tantum. Carichi il tuo Excel, il sistema propone l’abbinamento delle colonne e io controllo che sia andato tutto a posto.
Sui pagamenti con carta: 1% per Orenta più le commissioni di Stripe (circa 1,5% + 0,25 € a transazione). Su una quota da 120 € sono circa 3,25 € in tutto. Contanti e bonifico: zero commissioni. È scritto nel contratto: preferisco dirlo adesso che fartelo scoprire dopo.
Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 (regime forfettario): i prezzi sono quelli che paghi, senza IVA da aggiungere.
Domande frequenti
Le domande che mi fanno sempre.
Il libro soci di Orenta ha valore legale?
Non diamo pareri legali e non scriviamo «a norma» o «certificato»: descriviamo cosa fa il meccanismo. Numera, conserva le delibere, chiude l’anno con la firma del legale rappresentante e, se la marca temporale è attiva, ne applica una. Se quel libro basti per il tuo statuto e per i tuoi obblighi lo valuta il consulente dell’associazione.
Chi firma la chiusura annuale?
La firma il legale rappresentante con il proprio kit di firma digitale, in formato .p7m o PDF firmato. Orenta non firma al suo posto: verifica che il file firmato contenga esattamente il PDF preparato, lo archivia e, se configurata, applica la marca temporale.
La marca temporale c’è sempre?
Dipende dal servizio di marcatura collegato: quando è attivo, ogni notte viene chiesta la marca eIDAS per le nuove scritture del registro volontari e la marca viene applicata ai file firmati. Se non è configurata, la marca non c’è, e il resto del meccanismo (catena di impronte, firma annuale) funziona lo stesso.
Se un socio si dimette sparisce dal libro?
No. Le righe del libro non si cancellano mai: registri la cessazione con data e motivo e il numero resta di quella persona. Nel registro dei volontari non si modifica e non si cancella: si aggiunge una rettifica.
Orenta trasmette il file delle liberalità all’Agenzia delle Entrate?
No. Genera il file .txt nel tracciato richiesto e ti mostra cosa manca o va escluso, ma l’invio lo fa l’associazione o il suo intermediario. Non c’è un collegamento con l’Agenzia.
Cosa succede ai registri firmati se chiudo l’account?
L’eliminazione dell’intero ente porta via anche il registro: prima di chiudere scarica i PDF firmati, da conservare dove vuoi. Anonimizzare una singola persona, invece, non cancella le scritture del registro volontari, perché restano per obbligo di legge.
Continua da qui
Altre cose che puoi guardare.
Terzo settore e consiglioDocumenti dell’ente, organi, riunioni e verbali con firma elettronica semplice.Quote associativeRicevute numerate e solleciti per i soci che non hanno pagato.Rendiconto ETSIl Modello D per cassa costruito dai movimenti.VolontariatoRegistro dei volontari e assicurazione per le associazioni di volontariato.AssociazioniTutte le funzioni e le pagine di questo ambito.OrentaLa home: oratori, società sportive e associazioni.
Inizia
Provalo quattordici giorni,
senza carta di credito.
Ti registri, configuri e vedi com’è con i tuoi numeri. Se non fa per voi, non succede niente e i dati restano vostri.
Sono Simone, animatore di oratorio e programmatore.
Orenta l’ho scritto io, per il mio oratorio: 277 iscritti all’Estate Ragazzi 2026 che prima stavano su 18 fogli Excel. Adesso stanno in un posto solo. Se ti manca qualcosa, dimmelo: lo costruisco.
- Emailinfo@orenta.it
- Dove sonoPoirino (TO), Piemonte