Registro volontari
Scritture in sola aggiunta, rettifiche, catena di impronte e firma annuale del legale rappresentante.
Associazioni · Volontariato
Gestionale per associazione di volontariato
registro volontari, assicurazione e consensi.
Il registro dei volontari è il quaderno che nessuno vuole tenere e che tutti vogliono avere in ordine il giorno del controllo. Orenta lo scrive con te, lo ricollega all’assicurazione dell’anno e tiene i consensi in un posto solo.
Nessuna carta di credito · Avviamento gratuito · Configuri tutto da solo in mezz’ora
Il problema
Il registro dei volontari è ancora sul quaderno, con i fogli a metà.
Il quaderno ha la copertina nera e le pagine numerate a penna. L’ha comprato il vecchio presidente e per anni l’ha tenuto lui; adesso è finito nel cassetto del nuovo segretario, con tre nomi scritti a matita e due volontari che non risultano da nessuna parte, anche se per tutta l’estate hanno aiutato alla distribuzione dei pacchi. Se arrivasse un controllo domani, per dimostrare chi c’era e da quando bisognerebbe ricostruire tutto dalla memoria.
Poi c’è l’assicurazione: l’elenco dei volontari da comunicare alla compagnia, rifatto ogni inizio d’anno, con chi ha smesso e chi è arrivato. Poi i moduli: privacy, foto per i social, uscita con il furgone, tutti firmati su carta e infilati in una cartellina senza un ordine. Poi l’assemblea, i verbali scritti su Word e conservati in un file che ha cambiato nome quattro volte.
Orenta non vidima e non decide cosa deve avere la tua associazione: questo lo stabilisce il consulente che vi segue. Quello che fa è tenere un registro in cui le scritture si aggiungono e non si cancellano, ricollegare ogni volontario all’assicurazione dell’anno e tenere ordinati i consensi.
Registro volontari
Un registro dei volontari che non si corregge in silenzio
Ogni volontario viene iscritto con il codice fiscale controllato, la residenza completa e la data di oggi: se mancano pezzi, la scrittura non passa. Una scrittura registrata non si modifica e non si cancella: se un dato cambia, aggiungi una rettifica, e la scrittura originale resta leggibile con il suo dato di allora.
Il registro si basa su una catena di impronte: ogni scrittura porta l’impronta della precedente, così se qualcosa venisse alterato lo vedresti ricontrollando la catena. Ogni notte, se la marca temporale è attiva, le scritture nuove ricevono una marca temporale; la marca dipende dal servizio del fornitore e va configurata, quindi non è attiva per ogni associazione.
Una volta all’anno il legale rappresentante firma il registro con il proprio strumento di firma digitale: Orenta prepara il documento, controlla che il file firmato contenga proprio quel registro e lo conserva. Prima della scadenza, se il servizio di invio è attivo, ricevi promemoria a 30 e a 7 giorni e il giorno stesso. Il testo del registro richiama l’articolo 3 del DM 6 ottobre 2021 e l’articolo 2215-bis del codice civile: secondo il testo di riferimento che trovi nel PDF; verifica con il tuo consulente. Orenta non valuta se la tua associazione sia in regola.
- Orenta non fa la vidimazione: c’è solo un campo dove annotare i dati di vidimazione, se la vostra associazione ne ha.
- Il registro non si cancella con l’anonimizzazione di una persona: le scritture restano, perché è un obbligo di legge.
- Se l’ente intero venisse eliminato, il registro andrebbe via con lui: scarica prima i file firmati e conservali.
Assicurazione
L’assicurazione dei volontari, anno per anno
Per ogni anno indichi quali volontari sono assicurati. I rinnovi e le cancellazioni si fanno anche in blocco: a gennaio selezioni chi continua, togli chi ha smesso e aggiungi i nuovi. Hai sempre l’elenco dell’anno pronto da stampare o da passare all’assicurazione.
L’avviso alla compagnia non parte da solo: Orenta ti prepara l’elenco, la comunicazione la fai tu o il tuo broker. Se la tua associazione fa parte di una rete che raccoglie i volontari assicurati, puoi preparare il lotto da inviare con il file nel formato richiesto, e registrare ricevuta e pagamento.
Consensi e dati personali
Consensi e GDPR senza cartelline
Privacy, foto e video, uscite sono consensi separati: un volontario può accettare uno e rifiutarne un altro. Il testo del consenso è lo stesso online e sul foglio stampato. Ogni consenso registra data, ora, provenienza e chi lo ha dato; per un minore lo dà un genitore o chi ne fa le veci, per un adulto la persona stessa.
Quando un volontario chiede i suoi dati, la segreteria scarica il fascicolo della persona (leggibile da stampare, più un file JSON). Quando qualcuno se ne va, si può anonimizzare la scheda o eliminarla se non ha storia; i dati contabili e i registri di legge restano. Va detto con onestà: la revoca di un consenso la registra la segreteria, non la persona dal suo telefono. E Orenta non rilascia pareri legali: ti fornisce gli strumenti, la base giuridica la decide l’associazione.
Il resto della vita associativa
Libro soci, consiglio e rendiconto
I volontari non sono sempre soci e i soci non sono sempre volontari. Il libro soci tiene l’elenco dei soci con numero progressivo e delibera di ammissione, mentre il registro tiene solo i volontari. Il consiglio può convocare le riunioni per email e conservare i verbali; il rendiconto si costruisce dai movimenti, con il valore figurativo dell’opera dei volontari. Per tutto il quadro degli obblighi leggi la pagina sul Terzo settore.
Come funziona
Dal quaderno al registro, in quattro mosse
- 1
Crei l’associazione
Scegli «Altro» e scrivi «Associazione di volontariato»: soci, volontari e consiglio sono già nelle parole del menu.
- 2
Carichi l’elenco
Importi i volontari dal file che hai, completi codice fiscale e residenza dove mancano e iscrivi ciascuno nel registro.
- 3
Segni l’assicurazione
Per l’anno in corso scegli chi è assicurato; il rinnovo di gennaio si fa in blocco.
- 4
Raccogli i consensi
Mandi il link o stampi il foglio: i consensi registrano data, ora e chi li ha dati.
Cosa include
Cosa trovi dentro
Assicurazione
Elenco dei volontari assicurati per anno, rinnovi e cancellazioni in blocco.
Consensi separati
Privacy, foto e video, uscite, con data, ora e provenienza.
Esporta e anonimizza
Fascicolo di una persona da stampare, anonimizzazione e cancellazione dove la legge lo consente.
Libro soci
Numero progressivo, ammissione, cessazione con data e motivo.
Consiglio e verbali
Riunioni, ordine del giorno, verbale numerato per anno.
Per chi è
Per chi è questa pagina
Per l’associazione di volontariato che distribuisce pasti, accompagna anziani, organizza il doposcuola o presidia le manifestazioni, con venti, sessanta, cento volontari e un segretario che non è né un legale né un tecnico. Anche per chi ha ereditato un registro in disordine e vuole ripartire con una base pulita.
Non è un sostituto del consulente: se la tua associazione sia iscritta al RUNTS, cosa debba fare per l’assicurazione e quando, lo stabilisce chi vi segue. Orenta non fa tutto il lavoro, ne toglie la parte più ripetitiva. Non ha un planner dei turni: i volontari possono candidarsi e indicare le date in cui ci sono, ma l’assegnazione resta vostra.
Prezzi
Un prezzo, tutte le funzioni.
Nessun supplemento per attivare i pagamenti, le presenze o i report. Il pacchetto dipende solo da quanti soci gestisci.
Base
fino a 100 soci
180 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Standard
da 101 a 300 soci
320 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Premium
oltre 300 soci
450 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Il piano si calcola sui soci totali dell’ente. Più sedi: +100 € l’anno per ogni sede in più.
Migrazione dei dati assistita — 50 € una tantum. Carichi il tuo Excel, il sistema propone l’abbinamento delle colonne e io controllo che sia andato tutto a posto.
Sui pagamenti con carta: 1% per Orenta più le commissioni di Stripe (circa 1,5% + 0,25 € a transazione). Su una quota da 120 € sono circa 3,25 € in tutto. Contanti e bonifico: zero commissioni. È scritto nel contratto: preferisco dirlo adesso che fartelo scoprire dopo.
Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 (regime forfettario): i prezzi sono quelli che paghi, senza IVA da aggiungere.
Domande frequenti
Le domande che mi fanno sempre.
Orenta vidima il registro dei volontari?
No. Non c’è nessuna vidimazione: nel registro c’è solo un campo per annotare i dati di vidimazione, se la vostra associazione ne ha. Cosa serva alla vostra associazione lo valuta il vostro consulente.
Cosa significa che il registro è «in sola aggiunta»?
Che una scrittura registrata non si può modificare né cancellare. Se un dato cambia, aggiungi una rettifica e quella originale resta visibile. Ogni scrittura porta l’impronta della precedente, e puoi ricontrollare la catena.
La marca temporale c’è sempre?
No: dipende dal servizio del fornitore, che va configurato. Se è attiva, ogni notte le scritture nuove ricevono una marca temporale; se non lo è, il registro funziona lo stesso ma senza la marca.
Orenta avvisa l’assicurazione quando cambia l’elenco dei volontari?
No. L’avviso automatico alla compagnia non c’è. Orenta tiene l’elenco dei volontari assicurati per anno, lo prepara in stampa e gestisce i rinnovi in blocco; la comunicazione la fate voi.
Un volontario può revocare il consenso dal telefono?
Oggi no: la revoca la registra la segreteria. Il consenso è comunque separato per privacy, foto e video, uscite, e la persona può chiedere un fascicolo dei suoi dati, che la segreteria scarica.
Che cosa succede ai dati se l’associazione chiude l’account?
Se l’ente viene eliminato, porta via con sé anche il registro: scarica prima i file firmati e conservali. L’anonimizzazione di una singola persona, invece, non cancella le scritture del registro.
Continua da qui
Altre cose che puoi guardare.
Libro sociNumero progressivo, ammissione e chiusura annuale.Terzo settore ed ETSDocumenti dell’ente, consiglio, verbali e scadenze.Rendiconto ETSIl Modello D per cassa dai movimenti dell’anno.Pro LocoSagre con prenotazione, soci e volontari.AssociazioniTutte le funzioni e le pagine di questo ambito.OrentaLa home: oratori, società sportive e associazioni.
Inizia
Provalo quattordici giorni,
senza carta di credito.
Ti registri, configuri e vedi com’è con i tuoi numeri. Se non fa per voi, non succede niente e i dati restano vostri.
Sono Simone, animatore di oratorio e programmatore.
Orenta l’ho scritto io, per il mio oratorio: 277 iscritti all’Estate Ragazzi 2026 che prima stavano su 18 fogli Excel. Adesso stanno in un posto solo. Se ti manca qualcosa, dimmelo: lo costruisco.
- Emailinfo@orenta.it
- Dove sonoPoirino (TO), Piemonte