Gestionale per Pro Loco
dalla sagra al rendiconto di fine anno.

Lunedì sera il presidente ha già ricevuto quaranta chiamate. «Siamo in dieci, si può mettere il tavolo vicino al palco?» «Ho un bambino celiaco.» «Prenoto per sabato, ma potrei essere in otto.» Ogni richiesta finisce su un foglio a quadretti, qualcuna su un post-it, qualcuna nella memoria di chi ha risposto. Il giovedì il foglio ha tre scritture diverse e due prenotazioni sovrapposte, e la cucina ha bisogno di sapere quanti primi preparare.

Intanto i volontari della Pro Loco si organizzano su un gruppo di messaggi, i soci pagano la tessera quando passano in sede e il rendiconto di fine anno lo ricostruisce il tesoriere a gennaio, con gli scontrini del fiorista, del macellaio e della SIAE nella stessa busta. Tutto funziona perché ci sono persone di buona volontà, ma ogni anno qualcuno si stanca e porta via con sé un pezzo di memoria.

Orenta ti dà un posto dove tenere le prenotazioni, i soci, i volontari e i soldi. Non decide chi sta in cucina e chi in cassa: questo lo sai meglio tu. Toglie invece il lavoro di raccolta e di conto che si ripete a ogni evento del calendario.

Chi si offre di dare una mano può farlo da un link: lascia i dati e indica le date in cui c’è. Nell’elenco dei volontari vedi chi ha dato disponibilità per il sabato e chi no, con i recapiti a portata di mano. Se li raggruppi in un gruppo («Volontari sagra»), il giorno della festa chi coordina può fare l’appello dal telefono e segnare chi è arrivato.

Ecco il limite, detto come stanno le cose: Orenta non ha un tabellone dei turni con la cucina, il bar e la cassa da assegnare ora per ora. Vedi chi c’è e chi ha dato disponibilità, ma l’assegnazione ai posti la fai tu, come hai sempre fatto, e la comunichi con un messaggio. Se ti serve un planner di turni, oggi non lo trovi qui.

Per i volontari più stabili c’è anche il registro dei volontari, un registro a parte con scritture solo in aggiunta.

Le entrate della sagra (anche quelle in contanti alla cassa) e le uscite per forniture e permessi si registrano nella Prima nota, con più casse se ne usi più d’una: la cassa della festa, il conto in banca. Gli incassi con carta delle prenotazioni sono già registrati, insieme alle commissioni.

A fine anno Orenta costruisce il rendiconto per cassa con le sezioni previste dal Modello D e lo prepari per la stampa in PDF dal browser, con il costo figurativo del lavoro dei volontari. Non c’è l’invio al RUNTS: il documento lo depositi tu, o chi ti segue, dopo averlo letto. Il dettaglio è nella pagina sul rendiconto degli enti del Terzo settore.