Quote associative e ricevute
senza inseguire nessuno a mano.

Marzo, prove del giovedì sera. Giulia ti ferma sulla porta: «Io la quota l’ho data a settembre a Piero». Piero non ricorda, il quaderno delle entrate ha una pagina strappata, e la ricevuta che avevi promesso a mano non l’hai mai scritta. Non c’è cattiveria, c’è un sistema che si regge sulla memoria di tre persone, e di una sola che oggi è presente.

Una quota associativa è una cifra piccola, ma ripetuta per ogni socio, ogni anno, a volte in due rate, a volte con una parte in contanti e una con bonifico. Gestirla con un elenco e una penna significa non sapere mai a colpo d’occhio chi è in regola, chi è a metà e chi non ha ancora versato; significa fare i solleciti «a sensazione», e rifare i conti a fine anno incrociando quaderno, estratto conto e promemoria.

Qui la quota non è una riga di un foglio: è un oggetto con il suo stato, i suoi pagamenti e le sue ricevute, collegato al socio e alla prima nota. Vediamo cosa succede dal momento in cui il socio si iscrive a quando riceve la ricevuta.

Il socio che passa in sede paga in contanti e la segreteria registra il pagamento. Chi preferisce il bonifico apre una pagina di pagamento che mostra IBAN, intestatario e una causale già pronta, con un pulsante per copiarla: il bonifico non si riconcilia da solo con la banca, quindi a registrarlo resta la segreteria quando vede l’accredito.

Con la carta, se l’associazione ha collegato il suo conto Stripe, il socio paga dalla stessa pagina e i soldi vanno direttamente sul conto dell’associazione, non passano da Orenta. Con la carta ci sono delle commissioni (quelle del circuito e una di Orenta), che finiscono in prima nota come uscite; con contanti e bonifico non ce ne sono. Il collegamento a Stripe richiede un’identificazione e tempi che dipendono da Stripe.

La tessera del socio ha un numero, una validità e uno storico degli anni. Per le associazioni affiliate a una rete, esistono quote composte da più voci (quota dell’associazione, quota alla rete, assicurazione) e la ricevuta mostra la composizione voce per voce: valgono solo per gli enti che hanno una rete impostata. I codici delle tessere si stampano su cartellini con un QR, e il file dei codici si porta in tipografia se vuoi tessere vere: i tag fisici li compri tu.

Per i ritardatari apri l’elenco delle quote da saldare, scegli chi sollecitare e premi il pulsante: il testo del sollecito è fisso e non si cambia. In più puoi accendere promemoria automatici che, se il servizio di invio è attivo, partono qualche giorno prima della scadenza o quando una quota è scaduta, e puoi spegnerli quando vuoi.