Divisione automatica
Bilanciata sulle settimane, con capienza rispettata e persone escluse segnalate.
Gruppi · Animatori · Certificazioni
Gruppi Estate Ragazzi e animatori,
senza rifare tutto il venerdì sera.
Orenta divide gli iscritti nei gruppi bilanciandoli settimana per settimana, ti segnala chi resta fuori e ti dice quanti animatori mancano. In più tieni le certificazioni con la scadenza e il consenso dei genitori per gli animatori minorenni.
Nessuna carta di credito · Avviamento gratuito · Configuri tutto da solo in mezz’ora
Il problema
Venerdì sera, tre famiglie hanno appena cambiato settimana.
Il lunedì parte l’Estate Ragazzi. Hai quattro gruppi da riempire e una lista in cui i bambini non ci sono tutti nelle stesse settimane: chi viene due settimane, chi cinque, chi salta quella della gita. Se bilanci solo sul totale, ti ritrovi i Blu pieni la prima settimana e vuoti la terza.
E poi gli animatori. Quanti ne servono per ogni settimana? Chi ha il corso scaduto? Chi è ancora minorenne e ha bisogno del consenso di un genitore? Di solito le risposte stanno in tre fogli diversi e nella memoria di chi coordina.
In Orenta i gruppi e gli animatori leggono gli stessi dati delle iscrizioni. Quando una famiglia cambia settimana, rifai la divisione e vedi subito dove qualcosa non torna.
Come ragiona la divisione in gruppi
Crei i gruppi con nome, colore e capienza. Poi premi un pulsante e Orenta distribuisce gli iscritti.
Il sistema parte da chi frequenta più settimane, cioè dai bambini più vincolati, e li sistema per primi. Poi aggiunge gli altri cercando di tenere i gruppi pari in ogni settimana, non solo alla fine. Una tabella ti mostra l’equilibrio settimana per settimana e segna i gruppi rimasti scoperti.
La capienza di ogni gruppo viene rispettata. Se qualcuno non trova posto in nessun gruppo, non viene messo a caso: resta fuori e compare in un elenco a parte, così decidi tu se allargare un gruppo o parlare con la famiglia.
- Blocca una persona nel gruppo che hai scelto: «Rifai tutto» non la sposta.
- Rigeneri quando vuoi, per esempio dopo un cambio di settimana o un nuovo iscritto.
- I nomi dei gruppi li scegli tu: colori, santi, animali, quello che usate da sempre.
Cosa Orenta non fa (ancora) nei gruppi
Meglio dirlo subito. Orenta non ha una schermata dove le famiglie scrivono il nome di un amico, né una dove tu segni due bambini che non devono stare insieme. Non c’è nemmeno una regola «fratelli nello stesso gruppo». Se hai richieste di questo tipo, dopo la divisione automatica sposti a mano le persone e le blocchi.
Il vantaggio è che il grosso del lavoro, cioè il bilanciamento sulle settimane e il rispetto della capienza, lo fa il programma. Le eccezioni le gestisci tu, con il blocco, e non rischi che «Rifai tutto» le cancelli.
Gli animatori: ruolo, gruppo, settimane
Ogni animatore ha una scheda con il suo ruolo, il gruppo e le settimane in cui c’è. Chi vuole dare una mano può candidarsi da un link pubblico e indicare le settimane in cui è disponibile; tu confermi e assegni.
Una tabella calcola il rapporto animatori e iscritti per ogni settimana. Scegli tu il rapporto (di partenza è 1 animatore ogni 10 iscritti, regolabile da 4 a 25) e Orenta ti dice quanti animatori servono e quanti ne mancano. Gli aiuto animatori contano metà. Il rapporto è uno solo per tutta l’attività: non cambia con l’età dei bambini.
Certificazioni con la scadenza sotto gli occhi
Per ogni animatore puoi registrare le certificazioni: corso animatori, primo soccorso, BLSD, HACCP, antincendio, tutela dei minori, altro. Indichi la data di rilascio, la scadenza e allegi il documento.
Nell’elenco dello staff ogni certificazione risulta «valida», «in scadenza» (negli ultimi 60 giorni) o «scaduta», e un contatore ti dice quanti animatori hanno qualcosa di scaduto. L’avviso è a schermo: Orenta non manda email di scadenza per le certificazioni degli animatori, quindi conviene dare un’occhiata prima dell’inizio dell’estate.
Animatori minorenni, con il consenso in regola
Sotto i 14 anni la candidatura dal link non è ammessa. Fra 14 e 17 anni serve il consenso di un genitore. Il consenso lo registra la segreteria sulla scheda dell’animatore, indicando come l’ha ricevuto (per email, di persona…).
Finché manca, l’animatore risulta «non in regola» e non riceve l’invito all’area staff. Non c’è un passaggio in cui il genitore carica documenti da solo: la raccolta resta in mano a voi, ma lo stato è sempre visibile.
Come funziona
Dal modulo ai gruppi in quattro mosse
- 1
Crei i gruppi
Nome, colore e capienza di ognuno. Puoi partire da quelli dell’anno scorso, se copi la configurazione dell’attività.
- 2
Premi «Genera»
Orenta distribuisce gli iscritti e ti mostra la tabella dell’equilibrio per settimana, con i gruppi scoperti segnati.
- 3
Correggi e blocca
Sposti chi vuoi tu, lo blocchi, guardi l’elenco di chi è rimasto senza gruppo e decidi cosa fare.
- 4
Controlli gli animatori
La tabella del rapporto ti dice quanti ne servono per ogni settimana, e l’elenco staff mostra le certificazioni in scadenza.
Cosa include
Cosa trovi in questa parte di Orenta
Blocco e «Rifai tutto»
Ciò che hai bloccato resta fermo quando rigeneri.
Tabella del rapporto
Animatori richiesti, presenti e mancanti per ogni settimana.
Candidatura da link
Chi vuole fare l’animatore si propone e indica la disponibilità.
Certificazioni
Tipo, rilascio, scadenza e allegato, con stato valida, in scadenza o scaduta.
Consenso per i minorenni
Registrato dalla segreteria, con lo stato «in regola» sulla scheda.
Per chi è
Per chi coordina l’estate
Ti serve se sei il responsabile dell’Estate Ragazzi, il don che alla fine chiede «siamo coperti?», o il capo animatori che oggi tiene le liste su un foglio condiviso. Funziona bene anche per un oratorio piccolo, con due gruppi e pochi animatori, perché risparmi comunque il ricalcolo a ogni cambio.
Se vuoi sapere come arrivano le iscrizioni che alimentano i gruppi, guarda la pagina sull’Estate Ragazzi; per gli elenchi da dare agli animatori il primo giorno c’è quella sugli elenchi da stampare.
Prezzi
Un prezzo, tutte le funzioni.
Nessun supplemento per attivare i pagamenti, le presenze o i report. Il pacchetto dipende solo da quanti iscritti gestisci.
Base
fino a 100 iscritti
180 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Standard
da 101 a 300 iscritti
320 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Premium
oltre 300 iscritti
450 €/ anno
Avviamento gratuito
- Tutte le funzioni incluse
- Indirizzo dedicato
- Utenti e ruoli illimitati
- Assistenza via email
Più oratori nella stessa parrocchia o unità pastorale: +100 € l’anno per ogni sede in più, con un solo accesso per chi coordina.
Migrazione dei dati assistita — 50 € una tantum. Carichi il tuo Excel, il sistema propone l’abbinamento delle colonne e io controllo che sia andato tutto a posto.
Sui pagamenti con carta: 1% per Orenta più le commissioni di Stripe (circa 1,5% + 0,25 € a transazione). Su una quota da 120 € sono circa 3,25 € in tutto. Contanti e bonifico: zero commissioni. È scritto nel contratto: preferisco dirlo adesso che fartelo scoprire dopo.
Operazione non soggetta a IVA ai sensi dell’art. 1, commi 54-89, L. 190/2014 (regime forfettario): i prezzi sono quelli che paghi, senza IVA da aggiungere.
Domande frequenti
Le domande che mi fanno sempre.
Orenta può dividere gli iscritti tenendo insieme gli amici?
No, non c’è una schermata per indicare amicizie, conflitti o fratelli. Dopo la divisione automatica puoi spostare a mano le persone e bloccarle nel gruppo scelto, così «Rifai tutto» non le tocca.
Che cosa succede a chi non entra in nessun gruppo?
Resta fuori e viene segnalato in un elenco a parte. Orenta non lo assegna a caso: sei tu a decidere se allargare un gruppo o sentire la famiglia.
Come funziona il rapporto animatori e iscritti?
Scegli un rapporto unico per tutta l’attività (di partenza 1 a 10, da 4 a 25). Per ogni settimana vedi quanti animatori servono e quanti mancano; gli aiuto animatori contano metà.
Ricevo un’email quando scade un corso o il BLSD di un animatore?
No. Lo stato «in scadenza» (60 giorni) e quello «scaduta» si vedono a schermo nell’elenco dello staff, con un contatore. Non c’è un’email automatica per le certificazioni degli animatori.
Un animatore di 16 anni può candidarsi?
Sì, fra 14 e 17 anni, ma serve il consenso di un genitore, che la segreteria registra sulla scheda. Sotto i 14 anni la candidatura dal link non è ammessa.
I gruppi funzionano anche fuori dall’Estate Ragazzi?
Sì, i gruppi sono quelli di un’attività: puoi usarli per un’altra attività dell’oratorio. Qui sono descritti con le parole dell’Estate Ragazzi perché è il caso più comune.
Continua da qui
Altre cose che puoi guardare.
Estate RagazziSettimane, quote e iscrizioni che alimentano i gruppi.Presenze e appelloIl giorno dopo la divisione: entrata, uscita e appello.Elenchi da stampareI fogli per gruppo da dare agli animatori.Consensi e privacyCome si registrano i consensi dei genitori.Oratori e centri estiviTutte le funzioni e le pagine di questo ambito.OrentaLa home: oratori, società sportive e associazioni.
Inizia
Provalo quattordici giorni,
senza carta di credito.
Ti registri, configuri e vedi com’è con i tuoi numeri. Se non fa per voi, non succede niente e i dati restano vostri.
Sono Simone, animatore di oratorio e programmatore.
Orenta l’ho scritto io, per il mio oratorio: 277 iscritti all’Estate Ragazzi 2026 che prima stavano su 18 fogli Excel. Adesso stanno in un posto solo. Se ti manca qualcosa, dimmelo: lo costruisco.
- Emailinfo@orenta.it
- Dove sonoPoirino (TO), Piemonte