Gestionale per scuole di arti marziali e danza
Corsi, quote mensili e saggio, tutto in un posto.

Ultima settimana di giugno, palestra in affitto per una sola serata. La maestra di danza ti chiede quante famiglie vengono, la sala ne tiene centoventi e i messaggi su WhatsApp sono arrivati da tre gruppi diversi. Nel frattempo due genitori vogliono sapere se il bambino che ha cambiato corso a febbraio ha pagato la quota giusta, e tu apri un foglio di calcolo che non aggiorni da Natale.

È la fotografia di molte scuole: l’energia è tutta nelle lezioni, e l’amministrazione cresce a pezzi. Un file per gli iscritti, un quaderno per le quote del mese, le fotocopie dei certificati nel cassetto della segreteria, i posti del saggio contati a mano. Ognuna di queste cose funziona, finché una persona sola ricorda come stanno insieme.

Orenta mette quei pezzi nello stesso posto. Non è un programma pensato solo per il tatami o per la sala di danza, e non lo racconto come se lo fosse: non ci sono cinture, gradi, esami o livelli di danza, e nemmeno abbonamenti a ingressi per le lezioni. Ci sono le funzioni generiche di una società sportiva, che per una scuola sono quelle che contano di più: corsi con le loro quote, iscrizioni da casa, certificati con la scadenza, presenze, comunicazioni e un modo semplice di organizzare un evento.

Per una scuola di corsi la quota non è una sola: judo del lunedì, danza del martedì, un secondo corso per il fratello. Imposti le quote corso per corso, a fine settembre, scegliendo i mesi e l’importo; chi si iscrive trova le sue scadenze già pronte. Al banco qualcuno lascia i contanti, qualcun altro manda il bonifico, altri pagano con carta dal link che hai mandato: ogni pagamento si segna con il suo metodo e la quota cambia stato da sola, da «da pagare» a «parziale» a «saldata».

Vedi chi è indietro con una lista, scegli le persone e mandi un promemoria. Il testo del promemoria è fisso: non puoi riscriverlo ogni volta, ma non devi nemmeno ricordarti cosa dire. In più puoi accendere i promemoria automatici, se il servizio di invio è attivo, prima della scadenza o a quota scaduta. Sono spenti finché non li accendi tu, e li spegni quando vuoi. Come funzionano nel dettaglio lo trovi in quote e pagamenti della società.

La ricevuta è numerata, senza buchi, e arriva con un link per email: chi la riceve la salva in PDF dal browser. Se il genitore chiede un rimborso o una quota va stornata, si registra senza cancellare niente: i pagamenti non si eliminano mai, restano nello storico.

Non esiste una funzione «saggio» con programma, coreografie o ruoli. Esiste l’evento, che è quasi tutto quello che serve per riempire una sala senza caos. Crei l’evento con data e luogo, il prezzo per adulto e per bambino se c’è un biglietto, e un tetto di posti (nelle cene si chiamano coperti, ma una famiglia da cinque occupa cinque posti). L’evento ha la sua pagina pubblica con un link da copiare: lo mandi nel gruppo dei genitori e chiunque prenoti lascia nome, telefono e quante persone porta.

Se la sala è piena, le prenotazioni successive vanno in lista d’attesa e, quando qualcuno disdice, entrano da sole in ordine di arrivo. Chi non può esserci avvisa te con il codice della prenotazione. Il pagamento con carta alla prenotazione c’è se hai collegato il conto Stripe della società, altrimenti si paga alla porta. Se hai la serie di due serate, l’evento si ripete con i suoi posti per ciascuna data. Il QR non lo genera Orenta per gli eventi: metti il link nel QR che preferisci.